免費！九大辦公室 PowerApps 助你簡化業務流程

中小企在成長為大企業的過程中，人數倍增是個「Happy problem」 ── 一個幸福的難題。公司成立的時候，可能只有一個三人團隊，同事要請假或申請報銷洗費，可能用一個 WhatsApp 群組就可以了。但如果公司發展到20、30、甚至是100人的大企業時，就很難再使用這種方法去處理業務流程。不少公司開始轉型時，老闆都會使用一個 Excel 去記錄不同的項目，例如同事哪幾天請了病假，秘書就會用 Excel 去記錄。當同事每個月尾報銷公司洗費時，又用另一個 Excel。久而久之，公司就會有很多不同的檔案了。

一個較大型的企業一般都有以下 9 個不同的系統，令所有事情一體化，更容易管理。

病假記錄系統
年假／事假記錄系統
公事消費報銷系統
預約系統
IT 支援系統
實時服務支援
電子目錄
採購申請系統
付款申請系統

如果你的公司是剛開始想引入這些系統，一般有兩個方法：第一，是你的團隊中有一位 IT 專才，懂得使用 PowerApps 這類型軟件去建立一個應用程式，給全公司同事使用。第二，就是找一些服務供應商幫忙，而一般公司都會使用同一間服務商來處理，因為你可以要求服務商將不同系統之間連接，更容易找到資料，透明度更高。

因此，這篇文章就來看一看 Microsoft 的合作伙件 ── K-Solve 能為中小企老闆帶來一個怎樣的方案？

K-Solve 怎樣能幫到中小企老闆們？

1. 員工請假系統

試想想：如果你的公司有 5 個員工，兩個在今個月請過病假、兩個請過事假、一個請了產假，若你還在用 Excel 記錄假期的話，是不是會很苦惱？K-Solve 的方案配合了 Microsoft Office 365，只要員工使用公司的應用程式、或更新個人的行事歷，就會自動連結到公司的員工請假系統。
同時，如果加配至專業版，請假的記錄更可以儲存至 Dynamics 365，令會計部同事在月尾更易找回同事資料，方便安排當月薪金。

2. 處理公事的系統

在日常工作中，員工或多或少會花了時間做文書工作，例如每月「Claim 錢」報銷公事的消費、預約會議房間、找 IT 同事維修電腦等等。這些都是生產力較低、但花去員工不少時間的工作。K-Solve 的 PowerApps 可以把這些流程簡單化，例如每個月同事要花半天時間貼上單據報銷費用，變成只要用智能手機中的應用程式，拍下所有需要報銷的單據，就完成了整個程序。餘下的工作，例如辨認單據上的項目及銀碼，就交給 AI 處理。
預約房間及找 IT 同事幫忙亦一樣。相比以前的步驟，使用 K-Solve 的方案對用戶或其他方都有幫助。傳統上，如果需要找 IT 同事幫忙，可能需要先發一個電郵給同事，再致電他確認一下有否收到電郵；而 IT 同事亦可能要先記錄同事的疑問，然後到同事的位置處理問題。現在，這幾個步驟都可以在應用程式上處理，當同事發出一個請求，系統馬上找到最快有空檔的 IT 同事處理問題，而 IT 同事亦不需額外記錄，因為所有記錄已在應用程式系統上。

3. 約見客戶時的簡單應用程式

你有試過外出與客戶開會時，突然發現自己忘記帶產品目錄嗎？但你可能花了 3 個月時間才約到那個客戶，今天他才願意給 15 分鐘時間予你。這個時候，K-Solve 的電子產品目錄就可以救你一命。產品電子目錄，顧名思義，就是可以從應用程式中拿到最新的目錄和產品資料。此方案對於客人或同事來說，也是一個很好的助手。

4. 採購部門的溝通系統

另一個經常需要較多時間處理的公司流程，就是採購及付款申請，即 Purchase 及 Payment Requisition。申請的同事角很多時候都不明白，為甚麼這個流程需要這麼久；但負責審批的同事知道，有些地方想急也急不來，例如當採購申請超過了某個金額，就需要得到大老闆簽名。所以 K-Solve 這套 PowerApps 的系統，令用家一目了然地知道那份申請到了哪一個步驟，如果真的需要去查詢及加快速度，同事就能夠知道哪一位才是正確的負責人。

K-Solve 這個方案的好處就是可以找他們一間供應商，而他們也會用 Microsoft 的同一個平台去建立所有系統，所以耐用性及相容性會更高。

如果有少量的變更，更可以隨時使用 PowerApps 的電腦軟件去作出改動。

評價

總括而言，K-Solve 的這個 app，即是包括所有的 PowerApps 方案，的確可以令迷失的中小企找回方向。最重要是當你遇到了瓶頸，不知道怎樣發展才可以突破業績，又同時沒有大量的資金時，K-Solve 這個方案就可以助你一臂之力了。同時，K-Solve 的方案並不只是一個暫時的解決方案，你可選用基本版或專業版，用家可以在專業版中，把資料儲存至 MS SQL 或 Microsoft Dynamics 365，所以整個系統是可以長期使用的，並不是一個只能解決短期問題的系統！